Каква е същността на проджект мениджмънта? 

  В последните години у нас, а и по света широка популярност придобива позицията “проджект мениджър”. За наша изненада, в България разбиранията за този род дейност са крайно разнообразни и обширни, а често и доста погрешни. В тази статия ще се опитаме да дадем генерална идея и обяснение какво точно е проджект мениджмънт.

    В началото беше проектът – т.е. нуждата да се постигне някакъв резултат, без значение дали говорим за въвеждане в експлоатация на нов софтуер, строеж на инфраструктура или разработване и доставка на оборудване до клиенти.  Различните фирми и организации имат различни проекти според типа на тяхната дейност. Различна е и продължителността – от няколко седмици до години и дори десетилетия. Това, което винаги е константа за всеки един проект е, че има: 

    1. Времева рамка – срок на изпълнение на проекта;
    2. Бюджет – финанси, отпуснати за изпълнение на проекта;
    3. Обем – т.е. какво трябва да се свърши като краен резултат; 

   Най-общо казано, ролята на проджект мениджъра е да осигури изпълнението на проекта в предивдения срок, с предивдения бюджет и в договорения обем. За тази цел проджект мениджърите използват набор от техники и спсооби, на които ще се спрем по-подробно в друга статия.

Според типа и комплексността на проекта, всеки един има следните фази:

    1. Дефиниране;
    2. Иницииране;
    3. Планиране;
    4. Изпълнение;
    5. Мониторинг и контрол;
    6. Завършване;

1. Дефиниране е фазата, с която започва всеки проект – изясняват се идеите, целите и обемът на проекта. Всички участници в проекта се включват в дефинирането му, като се търси консенсус по различни въпроси. Обсъждат се и възможните рисковете, които могат да възникнат в процеса на работа.

2. Иницииране -  според мнозина автори това е най-важната фаза на всеки проект. Тук се решават основни въпроси като обем и цел на проекта. Обсъждат се бизнес ползите от реализирането на този проект. Често тази фаза е решаваща за това дали проектът ще бъде реализиран и дали ще постигне желаният резултат или ще се провали.

3. Планиране – колкото по-добре и точно е планиран един проект, толкова по-безпроблемно, икономично и точно ще е изпълнението му. В тази фаза се решава времевата рамка на проекта. Колкото повече време се отдели на тази фаза, толкова повече време ще се спести в следващите фази – нещо, което много мениджъри в България (а и по света) често пренебрегват и умаловажават.

4. Изпълнение – това е фазата, по време на която основната част от реализацията на проекта се извършва – без значение дали говорим за създаване на продукт, предоставяне на услуга или друго.

5. Мониторинг и контрол – една от основните роли на проджект мениджъра е да осъществява мониторинг върху изпълнението на проекта и да предвижда и/или предотвратява недостатъци и проблеми, при изпълнението на проекта, преди те да са настъпили (например закъснения в сроковете, некачествено изпълнение или надвишаване на финансовата рамка). За целта се ползват форми за репорти, риск анализи и други.

6. Завършването е често неглижиранa фаза, като нерядко се случва проектите да нямат ясно дефиниран и изпълнен край. Идеята на тази фаза е изпълнителя да прехвърли завършения продукт/услуга на клиента. Това е и фазата, в която е време за равносметка на свършената работа и извеждане на поуки от грешките и добрите практики по време на проекта.

    Много често организациите и мениджърите, които ги управляват, имат не добро и дори никакво разбиране какво е проектът и как той следва да се управлява. От друга страна има и неразбиране за ролята на проджект мениджъра, като често той е считан за основен изпълнител на проекта, а действителността е съвсем друга. Често срещано е проджект мениджърът да няма опит или познания в сферата, в която е проектът. Идеята е, че ролята на проджект мениджъра е да координира, ръководи и контролира дейността на експертите, работещи за реализацията на проекта, както и да държи в течение възложителя (спонсора) и клиента на проекта.

    Текстът в тази статия е кратка интродукция към темата за проджект мениджмънта и с течение на времето възнамеряваме да доразвиваме тематиката, както и да отговаряме на някои конкретни въпроси, по зададени теми и проблеми. За повече информация не се колебайте да ни потърсите на:

aalexiev@aaconsult.org

00359888727882