Как да управляваме времето си и да станем по-успешни?

    Всеки ден сме притискани от срокове и неотложни ангажименти, изискващи незабавното ни внимание. Повечето задачи в ежедневието ни не търпят отлагане, а за да се справим с всички тях отлично, е нужно да се научим да управляваме прецизно целия поток от отговорности.     

  Предлагаме на вашето внимание една отлична система, която решава проблема с приоритизирането на задачите - матрицата за приоритизиране на задачи и отговорности, разработена от Стивън Р. Кови. Тя се състои от 4 квадранта, като по хоризонтала те се делят на “Важно” и “Неважно”, а по вертикала на “Спешно” и “Неспешно”. Т.е. имаме два квадранта (първи и втори), в които задачите са важни, но тези в първи квадрант са спешни, а във  втори неспешни. На долния ред (трети и четвърти квадранти) са за нетолкова важните задачи, които също се делят на спешни и неспешни.     
Например:

Квадрант I е за нещата, които са едновременно важни и спешни. Тук попадат задачите, които имат краен срок и не търпят отлагане. Това са задачите, които следва да управляваме отблизо, за да не изпуснем крайните им срокове. Такива например са:

•   Подаване на данъчна декларация;
•   Посещение на лекар;
•   Предаване на свършена работа преди крайния срок;

Квадрант II съдържа важни, но не толкова спешни неща. Тук са нашите цели - нещата, които са важни за работата ни, но и за личностното ни развитие.
Ние съветваме клиентите си да съумеят да разпределят времето си между квадранти I и II, изхождайки от това, че понякога, не всичко, което изглежда привидно по-спешно, е по-важно и определящо за тяхното бъдещо развитие. 

Всичко, което  носи ползи в дългосрочен план, е подходящо да бъде поставено именно във втори квадрант.     

•   Курсове за повишаване на професионалната квалификация;
•   Спортни занимания и тренировки;
•   Лични и семейни ангажименти; 

Квадрант III е за задачите, които се появяват неочаквано. Те не са наистина важни, но някой ги иска сега и веднага! Понякога сме склонни да мислим, че нещо е важно, защото някой го изисква от нас на момента, но това не ни помага са постигнем директно целите си. Тези задачи всъщност са “разсейващи”.

Тук попадат следните:    

•  Ангажирате се с приоритетите и очакванията, от страна на други хора.
•  Чести прекъсвания: имейли, телефонни обаждания и други;

Квадрант IV е за дейностите, които ни разсейват от натоварената ни работа и важните задачи. Тук говорим за загуби на време, които е най-добре да бъдат елиминирани.

•  Играене на игри;    
•  Проверяване на всички профили в социални мрежи;
•  Интересно/забавно видео, което приятелите ви коментират и са ви пратили;

Съветваме ви да преминете към “задачите” от този квадрант след изчерпване на задачите от другите квадранти, тъй като те са вид почивка от наистина сериозните ангажименти.

Как използваме квадрантите на Кови ние в АА Консулт?

    Без да искаме да ви ангажираме с нашия метод за използване на таблицата на Кови, бихме искали да споделим нашия опит: 
Всеки понеделник попълваме празна таблица със задачите за седмицата по описания по-горе модел. Започваме с осъществяването на обектите от квадранти I и II, като приоритетни са тези от първи квадрант. В случай, че изпълним тези задачи или достигнем до момент, в който има обективни пречки за тяхното реализиране, преминаваме към квадранти III и IV. 
В началото на следващия период за планиране – т.е. следващия понеделник, в новата таблица за седмицата пренасяме всяка от неизпълнените задачи от предходната седмица, като имаме предвид, че позицията им може да бъде променена и преместена в друг квадрант.

За ваше улеснение, прилагаме празен шаблон на таблицата, която можете да изтеглите и да попълните собствените си дневни, седмични или месечни задачи   ТУК ! 

При нужда от помощ, съвет или консултация, не се колебайте да се свържете с нас: 

aalexiev@aaconsult.org
00359888727882